Training Coordinator

Job Description

English Below

المهام والمسؤوليات
أولا: المهام التي لها علاقة بعمليات التدريب

• التواجد في القاعة أثناء انعقاد البرامج التدريبية المختلفة للتأكد من سيرها بشكل سلس من الناحية العلمية والإدارية واللوجستية، وحل أي مشكلات يمكن أن تحصل خلال العملية التدريبية.
  
• التواصل والتنسيق مع جميع الجهات التي لها علاقة بالعملية التدريبية لضمان انعقاد البرامج التدريبية بالطريقة المثلى، وتشمل:
  -المدربون: التأكيد معهم على المواعيد والأماكن، والترتيبات اللوجستية من أجهزة عرض وقرطاسية، ومتابعة التزامهم وكفاءتهم خلال التدريب، وتسليم مستحقاتهم المالية مع ايصالات الدفع المطلوبة، وغيرها.
  -المسؤولون على القاعات التدريبية: التأكيد على المواعيد، والترتيبات اللوجستية والأدوات السمعية والبصرية، والقرطاسية، والطعام والشراب، وعمليات الدفع، وغيرها.
  -المتدربون: التأكيد معهم على مكان وموعد انعقاد البرنامج، وطريقة الوصول للقاعة، وأوقات الاستراحات، واستلام الدفع النقدي ان وجد، وتحرير ايصالات قبض، ومتابعة إتمام الدفع الالكتروني ان وجد، وتسليم الشهادات، وغيرها.
  -الموردون: التواصل والتنسيق بخصوص مجالات التعاون، واستلام وتسليم المشتريات والمطبوعات والمواد والأدوات، وجلب العينات، ومتابعة سداد الفواتير، وغيرها.
  -الشركات والمؤسسات: التواصل والتنسيق بخصوص أعداد وأسماء المتدربين، وأماكن وأقات انعقاد البرامج، وإصدار فواتير ان تطلب الأمر، ومتابعة إتمام عمليات الدفع، وغيرها.
  
• التواصل المستمر مع المدربين والمتدربين بشكل خطي وشفهي لضمان الإجابة عن استفساراتهم والتأكد من تعبئتهم للنماذج التدريبية طوال فترة التدريب، وتدوين ونقل أي ملاحظات للمدير التنفيذي لتحسين العملية التدريبية.
  
• رفع بيانات وسجلات البرامج التدريبية والمدربين والمتدربين على النظام المعمول به على الانترنت وتحديثه بشكل مستمر.
  
• توثيق كل برنامج تدريبي بالصور والفيديو مع مراعاة سياسات الخصوصية للمتدربين والمدربين وموظفي المركز.
  
• التأكد من أن عمليات التصميم والطباعة لكل برنامج تدريبي تسير وفقا للجودة المطلوبة والوقت المناسب، بما فيها المواد والحقائب التدريبية، والنماذج اليومية والأسبوعية المستخدمة، والشهادات التدريبية.
  
• التأكد من حفظ ونقل المواد التدريبية والأجهزة والمعدات والقرطاسية بين المكتب والقاعات التدريبية كلما تطلب الأمر.
  
• رفع بيانات وسجلات عن موجودات ومشتريات المركز على النظام المعمول به على الانترنت، وعن الموردين والأسعار والأصناف التي يتم التعامل معها دوريا، والاحتفاظ بها بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
  
• تنسيق الأدلة والحقائب التدريبية مثل دليل المتدرب، دليل المدرب، العرض التقديمي للمادة التدريبية وغيرها.
  
• مساعدة المدير التنفيذي في اقتراح عناوين برامج تدريبية جديدة وفي توصيف البرامج التدريبية سواء كانت العامة او الخاصة.
  
• مساعدة المدير التنفيذي في تسجيل المركز كجهة منفذة للبرامج التدريبية لدى الجهات المختلفة، والتقديم على المناقصات والعطاءات.
  

 

ثانيا: المهام التقنية والإعلامية

• تحديث الموقع الالكتروني بالمواد النصية والصور، والتأكد من الشكل والمحتوى بشكل دوري، وضمان عدم وجود أخطاء أو مشاكل أثناء تصفح الموقع من قبل الزوار، والتواصل مع مطوري الموقع بشكل مباشر في حال حصول أي مشكلة تقنية.
  
• نشر الخطة التدريبية على الموقع الالكتروني بما فيها تفاصيل البرامج التدريبية والتعديل عليها.
  
• وضع خطة تسويق رقمي فصليا وشهريا بما فيها الحملات التسويقية المدفوعة، ووضعها موضع التنفيذ بشكل يومي وأسبوعي.
  
• كتابة محتوى وسيناريو الإعلانات للبرامج التدريبية وتصميمها (أو متابعة تصميمها مع المصممين) ثم نشرها.
  
• النشر على مواقع التواصل الاجتماعي (انستغرام – فيس بوك – تويتر – سناب شات – يوتيوب – لينكد ان) بشكل دور، سواء للمواد المرسلة من المصممين أو لمنشورات لا تحتاج لتصميمات خاصة، بما فيها النصوص والصور والفيديو وstory.
  
• التقاط صور وفيديوهات أثناء انعقاد البرامج التدريبية واستخدامها في موقع المركز الالكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي مع مراعاة سياسات الخصوصية والنشر
  
• اقتراح تحسينات واضافات على الموقع الالكتروني وشكل ومضمون المراسلات الالكترونية وطريقة عمل مواقع التواصل الاجتماعي والمحتوى المنشور عليها.
  
• متابعة التسجيلات والمدفوعات عبر الموقع وعمل تقارير دورية بها، والتواصل مع أصحاب العلاقة للتأكيد أو التعديل عند حصول أي خلل.
  
• رفع النسخة الإلكترونية من الشهادات التدريبية على الموقع الإلكتروني.
  
• تنظيم وحضور المناسبات والأحداث التسويقية لرفع مستوى الوعي بالعلامة التجارية للمركز.
  

First: Tasks related to training process management:

• Oversee all aspects of training programs, ensuring seamless operations from scientific, administrative, and logistical perspectives. Proactively resolve any issues that may arise during training sessions.
  
• Liaise and coordinate with various stakeholders involved in the training process, including:
  -Trainers: Confirm scheduling, logistical arrangements, and ensure adherence to quality standards. Facilitate financial transactions promptly.
  -Venue/Event Managers: Coordinate appointments, logistics, and payments to ensure a conducive training environment.
  -Trainees: Provide clear communication on program details, logistics, and payment procedures. Administer certificates upon completion.
  -Suppliers: Coordinate collaborations, manage deliveries, and ensure timely payments.
  -Partner Companies and Institutions: Coordinate participant details, invoicing, and payment processes.
  
• Maintain ongoing communication with trainers and trainees, addressing inquiries promptly and ensuring completion of required documentation. Collate feedback for process improvement.
  
• Manage the uploading and continuous updating of training program data and participant records on the relevant online platforms.
  
• Document training sessions through photography and videography, adhering to privacy regulations.
  
• Oversee the design and printing of training materials, ensuring quality and timely delivery.
  
• Manage the inventory and transfer of training materials between office and training venues as needed.
  
• Maintain records of center assets, purchases, and supplier information for easy reference.
  
• Coordinate the development and distribution of training manuals and materials.
  
• Assist the Executive Manager in conceptualising and describing new training programs, and in registration processes with relevant entities.
  
• Support the Executive Manager in tender submissions and business development initiatives.
  

 

Second: Technical and Informational Tasks:

• Regularly update the center's website with accurate content and images, ensuring a seamless user experience. Liaise with developers to resolve technical issues promptly.
  
• Publish and update the training schedule on the website.
  
• Develop and implement digital marketing strategies, including paid campaigns, on a quarterly and monthly basis.
  
• Create, design, and publish advertisements for training programs.
  
• Maintain an active presence on social media platforms, posting relevant content regularly and engaging with followers.
  
• Capture and utilise photos and videos from training sessions for website and social media content, adhering to privacy policies.
  
• Suggest improvements to website functionality, email communications, and social media content.
  
• Monitor website registrations and payments, generating reports and resolving issues as needed.
  
• Upload electronic copies of training certificates to the website.
  
• Organise and participate in marketing events to promote the center's brand awareness.
  

Requirements English Below

متطلبات شغل الوظيفة

• الكتابة والتحدث بالعربية والانجليزية.
  
• إجازة جامعية في مجال ذي صلة مثل الموارد البشرية أو إدارة الأعمال. شهادات إضافية في إدارة المشاريع ستكون إضافة جيدة.
  
• خبرة سابقة لثلاث سنوات، ويفضل في التدريب أو إدارة الفعاليات.
  
• مهارات اتصال كتابية وشفوية بشكل ممتاز.
  
• مهارات تنظيمية وقدرة عالية على إدارة الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية.
  
• الحرص على الدقة في الجدولة والتوثيق.
  
• القدرة على توقع التحديات المحتملة ومعالجتها أثناء البرامج التدريبية، بالإضافة إلى استكشاف المشكلات وإصلاحها عند ظهورها.
  
• القدرة على العمل بشكل جماعي مع فريق المركز الداخلي والمتدربين والشركاء الخارجيين والموردين ومزودي الخدمات المختلفين.
  
• إجادة العمل على الكمبيوتر ومنصات الإنترنت والأدوات الرقمية لإدارة البيانات وتحديث مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي.
  
• اهتمام ملحوظ وخبرة في خدمة العملاء ورضا المتدربين المشاركين.
  

• Ability to write and speak in Arabic and English.
  
• Bachelor’s degree in a relevant field as HR or business administration. Additional certifications in project management would be advantageous.
  
• Previous coordination experience required, ideally in training or events.
  
• Excellent written and verbal communication skills are essential.
  
• Strong organizational and time management skills are necessary to manage multiple tasks simultaneously, prioritize effectively, and meet deadlines.
  
• Keen eye for accuracy in scheduling and documentation.
  
• Ability to anticipate and address potential challenges during training programs, as well as to troubleshoot issues as they arise.
  
• The capacity to work collaboratively with internal teams, external partners, and vendors is crucial.
  
• Proficiency in online platforms and digital tools for data management, website updating, and social media management.
  
• A strong focus on customer service and participant satisfaction.
  

Requirements
English Below متطلبات شغل الوظيفة - الكتابة والتحدث بالعربية والانجليزية. - إجازة جامعية في مجال ذي صلة مثل الموارد البشرية أو إدارة الأعمال. شهادات إضافية في إدارة المشاريع ستكون إضافة جيدة. - خبرة سابقة لثلاث سنوات، ويفضل في التدريب أو إدارة الفعاليات. -مهارات اتصال كتابية وشفوية بشكل ممتاز. مهارات تنظيمية وقدرة عالية على إدارة الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بشكل- فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية. - الحرص على الدقة في الجدولة والتوثيق. القدرة على توقع التحديات المحتملة ومعالجتها أثناء البرامج التدريبية، بالإضافة إلى استكشاف المشكلات- وإصلاحها عند ظهورها. القدرة على العمل بشكل جماعي مع فريق المركز الداخلي والمتدربين والشركاء الخارجيين والموردين- ومزودي الخدمات المختلفين. - إجادة العمل على الكمبيوتر ومنصات الإنترنت والأدوات الرقمية لإدارة البيانات وتحديث مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي. -اهتمام ملحوظ وخبرة في خدمة العملاء ورضا المتدربين المشاركين. - Ability to write and speak in Arabic and English. - Bachelor’s degree in a relevant field as HR or business administration. Additional certifications in project management would be advantageous. - Previous coordination experience required, ideally in training or events. - Excellent written and verbal communication skills are essential. - Strong organizational and time management skills are necessary to manage multiple tasks simultaneously, prioritize effectively, and meet deadlines. - Keen eye for accuracy in scheduling and documentation. - Ability to anticipate and address potential challenges during training programs, as well as to troubleshoot issues as they arise. - The capacity to work collaboratively with internal teams, external partners, and vendors is crucial. -Proficiency in online platforms and digital tools for data management, website updating, and social media management. -A strong focus on customer service and participant satisfaction.

---