Associate Publications Operations Coordinator

Business Introduction
At GSK, we have bold ambitions for patients, aiming to positively impact the health of 2.5 billion people by the end of the decade. Our R&D focuses on discovering and delivering vaccines and medicines, combining our understanding of the immune system with cutting-edge technology to transform people's lives. GSK fosters a culture ambitious for patients, accountable for impact, and committed to doing the right thing, making sure that we focus our efforts on accelerating significant assets that meet patients' needs and have the highest probability of success. We're uniting science, technology, and talent to get ahead of disease together.
Find out more:
Our approach to R&D

Job Purpose

The Associate Publications Operations Coordinator will support the Publications Operations Leads in delivering all operational aspects related to the GSK Publications Process. Responsibilities include managing systems and tools, data analytics, vendor management, training, communications, and other operational activities essential for the GSK Publications team.

Key Responsibilities

1. Publications Management Systems and Tools

• Support activities related to GSK publications systems and tools, including the publications management system (iEnvision Datavision).

2. Data Analytics and Reporting

• Assist with data analytics needs for GSK publications teams, including:

• Development of automated tools or dashboards for reporting KPIs/metrics.

• Monitoring KPIs/metrics over time.

• Supporting root cause analysis and action plans for continuous improvement.

• Track vendor output quality via Publications Quality Survey.

• Support budget tracking and estimation.

3. Vendor Management

• Implement the publications supplier governance framework across all vendors.

• Prepare for vendor review meetings by collating inputs (KPIs, MM, PQS, training compliance data, QC of invoicing sheets, etc.).

• Organize Agency Connect meetings:

• Set cadence, plan agenda, maintain action log, and follow up on open items.

• Maintain oversight of vendor onboarding, curricula, and system access.

4. Operational Support

• Manage access and maintain TEAMS/SharePoint sites (internal and vendor sites).

• Handle access management for GSK systems (e.g., iEnvision).

• Provide operational support for internal processes (e.g., EEE process).

5. Training

• Act as POC for Publications e-learning curricula for internal teams and vendors.

• Coordinate with MyLearning team to resolve training-related queries.

6. Communications

• Maintain and update the Publications intranet page.

• Represent Publications in the OCMO Communications Champions group.

7. Stakeholder Collaboration

• Maintain open and effective communication channels with stakeholders to ensure collaboration and address concerns.

Knowledge / Education / Previous Experience Required

A. Educational Background

• Minimum Level of Education: Master's Degree.

• Area of Specialization: Life sciences or technical background with understanding of publications processes and expertise in systems/tools (e.g., iEnvision Datavision), data analytics, vendor management.

• Reason: The role involves interactions with senior stakeholders and requires strong scientific and technical knowledge, project management skills, and communication abilities.

B. Job-Related Experience

• Minimum Experience: 2–5 years in:

• Publications management systems/tools (e.g., iEnvision Datavision) or similar.

• Data analytics within publications, medical writing, or related fields.

• Dashboard/reporting tool development or vendor management.

Additional Requirements:

• Strong understanding of publication processes and operational efficiency.

• Excellent project management and organizational skills.

• Strong communication and interpersonal skills for cross-functional collaboration.

• Attention to detail and high accountability.

• Knowledge of good publication practices (GPP/ICMJE), Sunshine Act, Pharma Code of Conduct.

Dlaczego GSK?

Łączymy naukę, technologię i umiejętności, aby razem pokonywać choroby.

GSK to globalna firma biofarmaceutyczna, której celem jest łączenie nauki, technologii i talentów, aby wspólnie wyprzedzać choroby. Jako odnosząca sukcesy, rozwijająca się firma, w której ludzie mogą realizować swój potencjał, dążymy do pozytywnego wpływu na zdrowie 2,5 miliarda ludzi do końca dekady.

Priorytetem są dla nas innowacyjne rozwiązania w obszarze szczepionek i leków specjalistycznych, które maksymalizują rosnące możliwości w zakresie zapobiegania chorobom i ich leczenia.

Skupiamy się na czterech obszarach terapeutycznych: układzie oddechowym, immunologii; onkologii; HIV; oraz chorobach zakaźnych – aby wpływać na zdrowie na dużą skalę.

Ludzie i pacjenci na całym świecie polegają na lekach i szczepionkach, które produkujemy, dlatego zobowiązujemy się do tworzenia środowiska, w którym nasi pracownicy mogą się rozwijać i koncentrować na tym, co najważniejsze. Nasza kultura bycia ambitnym dla pacjentów, odpowiedzialnym za wpływ i postępowania właściwie jest fundamentem, na którym wspólnie dostarczamy rezultaty dla pacjentów, akcjonariuszy i naszych pracowników.

Inkluzywność w GSK:

Jako pracodawca zaangażowany w kwestie inkluzywności, zachęcamy do kontaktu, jeśli potrzebujesz jakichkolwiek zmian w trakcie procesu rekrutacji.

Skontaktuj się z naszym zespołem ds. rekrutacji pod adresem IN.recruitment-, aby omówić swoje potrzeby.

Ważna informacja dla firm/agencji zatrudnienia

GSK nie przyjmuje poleceń od firm/agencji rekrutacyjnych lub pośrednictwa pracy w odniesieniu do wakatów zamieszczonych na tej stronie. Wszystkie firmy/agencje są zobowiązane do skontaktowania się z Działem Zakupów Usług Komercyjnych/Działem HR GSK w celu uzyskania uprzedniej pisemnej zgody przed skierowaniem jakichkolwiek kandydatów do GSK. Uzyskanie uprzedniej pisemnej zgody jest warunkiem wstępnym każdej umowy (ustnej lub pisemnej) między firmą/agencją a GSK. W przypadku braku takiego pisemnego upoważnienia wszelkie działania podejmowane przez firmę/agencję będą uznawane za wykonane bez zgody lub umowy kontraktowej GSK. GSK nie ponosi zatem odpowiedzialności za żadne opłaty wynikające z takich działań lub opłaty wynikające z jakichkolwiek poleceń firm/agencji w odniesieniu do wakatów zamieszczonych na tej stronie.

Dotarła do nas informacja, że nazwy GlaxoSmithKline lub GSK lub spółek naszej grupy są wykorzystywane w związku z fałszywymi ogłoszeniami o pracę lub za pośrednictwem niezamawianych wiadomości e-mail, w których kandydaci są proszeni o dokonanie pewnych płatności za możliwości rekrutacji i rozmowy kwalifikacyjne. Należy pamiętać, że takie reklamy i wiadomości e-mail nie są w żaden sposób powiązane z grupą GlaxoSmithKline (lub GSK).

GlaxoSmithKline (lub GSK) nie pobiera żadnych opłat za proces rekrutacji. Prosimy nie dokonywać płatności na rzecz żadnych osób/podmiotów w związku z rekrutacją w żadnej spółce grupy GlaxoSmithKline (lub GSK) w żadnej lokalizacji na świecie. Nawet jeśli twierdzą, że pieniądze podlegają zwrotowi.

Jeśli natkniesz się na niechciane wiadomości e-mail z adresów, które nie kończą się na lub na ogłoszenia o pracę, w których napisano, że należy kontaktować się z adresem e-mail, który nie kończy się na "", powinieneś je zignorować i poinformować nas, wysyłając wiadomość e-mail na adres , abyśmy mogli potwierdzić, czy oferta pracy jest prawdziwa.