Associate Publications Operations Coordinator

Business Introduction
At GSK, we have bold ambitions for patients, aiming to positively impact the health of 2.5 billion people by the end of the decade. Our R&D focuses on discovering and delivering vaccines and medicines, combining our understanding of the immune system with cutting-edge technology to transform people's lives. GSK fosters a culture ambitious for patients, accountable for impact, and committed to doing the right thing, making sure that we focus our efforts on accelerating significant assets that meet patients' needs and have the highest probability of success. We're uniting science, technology, and talent to get ahead of disease together.
Find out more:
Our approach to R&D

Job Purpose

The Associate Publications Operations Coordinator will support the Publications Operations Leads in delivering all operational aspects related to the GSK Publications Process. Responsibilities include managing systems and tools, data analytics, vendor management, training, communications, and other operational activities essential for the GSK Publications team.

Key Responsibilities

1. Publications Management Systems and Tools

• Support activities related to GSK publications systems and tools, including the publications management system (iEnvision Datavision).

2. Data Analytics and Reporting

• Assist with data analytics needs for GSK publications teams, including:

• Development of automated tools or dashboards for reporting KPIs/metrics.

• Monitoring KPIs/metrics over time.

• Supporting root cause analysis and action plans for continuous improvement.

• Track vendor output quality via Publications Quality Survey.

• Support budget tracking and estimation.

3. Vendor Management

• Implement the publications supplier governance framework across all vendors.

• Prepare for vendor review meetings by collating inputs (KPIs, MM, PQS, training compliance data, QC of invoicing sheets, etc.).

• Organize Agency Connect meetings:

• Set cadence, plan agenda, maintain action log, and follow up on open items.

• Maintain oversight of vendor onboarding, curricula, and system access.

4. Operational Support

• Manage access and maintain TEAMS/SharePoint sites (internal and vendor sites).

• Handle access management for GSK systems (e.g., iEnvision).

• Provide operational support for internal processes (e.g., EEE process).

5. Training

• Act as POC for Publications e-learning curricula for internal teams and vendors.

• Coordinate with MyLearning team to resolve training-related queries.

6. Communications

• Maintain and update the Publications intranet page.

• Represent Publications in the OCMO Communications Champions group.

7. Stakeholder Collaboration

• Maintain open and effective communication channels with stakeholders to ensure collaboration and address concerns.

Knowledge / Education / Previous Experience Required

A. Educational Background

• Minimum Level of Education: Master's Degree.

• Area of Specialization: Life sciences or technical background with understanding of publications processes and expertise in systems/tools (e.g., iEnvision Datavision), data analytics, vendor management.

• Reason: The role involves interactions with senior stakeholders and requires strong scientific and technical knowledge, project management skills, and communication abilities.

B. Job-Related Experience

• Minimum Experience: 2–5 years in:

• Publications management systems/tools (e.g., iEnvision Datavision) or similar.

• Data analytics within publications, medical writing, or related fields.

• Dashboard/reporting tool development or vendor management.

Additional Requirements:

• Strong understanding of publication processes and operational efficiency.

• Excellent project management and organizational skills.

• Strong communication and interpersonal skills for cross-functional collaboration.

• Attention to detail and high accountability.

• Knowledge of good publication practices (GPP/ICMJE), Sunshine Act, Pharma Code of Conduct.

Neden GSK?

Hastalıkların önüne geçmek için bilimi, teknolojiyi ve yeteneği bir araya getiriyoruz.

GSK, bilimi, teknolojiyi ve yeteneği birleştirerek hastalıkların önüne geçmeyi amaçlayan global bir biyofarma şirketidir. Çalışanlarının gelişimini destekleyen, başarılı ve büyüyen bir şirket olarak önümüzdeki beş yıl içinde 2,5 milyar insanın sağlığını olumlu yönde etkilemeyi hedefliyoruz. Uzmanlık ilaçları ve aşılarda sunduğumuz inovatif koruma ve tedavi yöntemleriyle hastalıkların önüne geçiyoruz. Sağlığı geniş ölçekte etkilemek için solunum, immünoloji ve inflamasyon; onkoloji; HIV ve enfeksiyon hastalıkları olmak üzere dört terapötik alana odaklanıyoruz.

Dünyanın her köşesinde ürettiğimiz ilaç ve aşılara güvenildiğini biliyor, bu yüzden çalışanlarımıza gelişebilecekleri ve etki yaratacak noktalara odaklanabilecekleri bir çalışma ortamı sağlıyoruz. Hastalar için tutkulu olma, etkimiz için özsorumlu olma ve her koşulda doğru olanı yapma kültürümüz; hastalar, paydaşlarımız ve çalışanlarımız için attığımız her adımın temelinde yer alıyor.

GSK'da Kapsayıcılık:

Kapsayıcılığa kendini adamış bir işveren olarak, işe alım süreci boyunca herhangi bir desteğe ihtiyacınız olursa bize ulaşmanızı öneririz. Lütfen ihtiyaçlarınızı görüşmek için IN.recruitment- adresinden İşe Alım Ekibimizle iletişime geçin.

İstihdam işletmelerine/Ajanslarına Önemli Duyuru

GSK, bu sitede yayınlanan boş pozisyonlar için istihdam işletmeleri veya işe alım danışmanlıklarından yönlendirmeleri kabul etmemektedir. Tüm istihdam işlemleri ve işe alım danışmanlıklarının, herhangi bir adayı GSK'ya yönlendirmeden önce yazılı ön izin almak için GSK'nın ticari birimleri ve Satınalma/İnsan Kaynakları departmanıyla iletişime geçmeleri gerekmektedir. Önceden yazılı izin alınması, istihdam işletmeleri/işe alım danışmanlıkları ile GSK arasındaki herhangi bir anlaşmanın (sözlü veya yazılı) ön koşuludur. Böyle bir yazılı izin alınmaması durumunda, istihdam işletmesi/danışmanlık tarafından gerçekleştirilen herhangi bir eylemin GSK'nin onayı veya sözleşmesi olmadan gerçekleştirildiği kabul edilir. Bu nedenle GSK, bu tür eylemlerden kaynaklanan herhangi bir ücretten veya istihdam işletmeleri/danışmanlıklar tarafından bu sitede yayınlanan boş pozisyonlar ile ilgili olarak yapılan herhangi bir yönlendirmeden kaynaklanan herhangi bir ücretten sorumlu tutulamaz.

GlaxoSmithKline, GSK veya grup şirketlerimizin isimlerinin, sahte iş ilanlarında veya adaylardan işe alım fırsatları ve mülakatlar için ödeme talep eden istenmeyen e-postalar yoluyla kullanıldığını fark etmiş bulunmaktayız. Lütfen bu tür ilanların ve e-postaların GlaxoSmithKline grubu ile hiçbir şekilde bağlantılı olmadığını unutmayın.

GlaxoSmithKline (veya GSK) grup şirketlerinden herhangi birinin dünya genelindeki herhangi bir lokasyonunda, işe alım süreci ile ilgili olarak hiçbir bireye veya kuruluşa – iade edileceği iddia edilse bile – kesinlikle ödeme yapmayınız.

Eğer ile bitmeyen bir e-posta adresinden gelen istenmeyen bir e-posta alırsanız veya böyle bir adrese ulaşmanızı isteyen iş ilanlarıyla karşılaşırsanız, lütfen bu iletileri dikkate almayınız ve ilan/mesajın gerçekliğini doğrulayabilmemiz adına adresi üzerinden bizimle iletişime geçiniz.