Adjointe Administratif Temporaire

d'emploi

Rôle

En étroite collaboration avec notre équipe des services administratifs de Delhi, vous participerez aux services d'exploitation et d'administration du bureau. Vous relèverez de la chef de bureau et de la directrice, Administration - Asie-Pacifique, qui travaille à Singapour. La portée et les responsabilités associées au poste comprennent notamment les éléments suivants:
Responsabilités du poste
- Fournir un soutien administratif continu au personnel de bureau, au besoin.
- Gérer et coordonner les demandes administratives de la société mère située à Montréal.
- Soutien de première ligne:

- Répondre de façon professionnelle à tous les appels entrants, les filtrer et les acheminer.
- Rencontrer et accueillir les visiteurs.
- Effectuer des vérifications quotidiennes des salles de réunion pour vous assurer qu'elles sont toujours propres. Régler tout problème rapidement et efficacement.
- Maintenir les stocks de fournitures de bureau et en assurer l'approvisionnement.
- Gérer tous les envois par messagerie entrants, sortants, locaux et outre-mer en conséquence.
- En l'absence d'un.e de bureau, assumer les fonctions en lien avec les mesures de sécurité, comme la sécurité incendie, les trousses de premiers soins, etc.
- Au besoin, participer aux affectations de projets ponctuelles, y compris aux visites de la haute direction, aux activités d'engagement et au déménagement prochain du bureau, et les gérer.
- Collaborer avec le coordonnateur des services administratifs pour l'accueil et l'intégration de nouveaux employés (p. ex. la configuration du matériel informatique, des appareils mobiles et des postes de travail).
- Traiter en temps opportun les factures mensuelles des fournisseurs et collaborer étroitement avec l'équipe des finances à Montréal pour d'autres demandes connexes, comme les factures de TPS des compagnies aériennes, etc.
- Participer aux exercices d'audit, au besoin.

Exigences
- Diplôme de deuxième cycle dans une discipline pertinente (administration, gestion de bureau).
- De 6 à 8 ans d'expérience dans des fonctions similaires. Une combinaison équivalente de scolarité et d'expérience pourra être prise en considération.
- Expérience au sein d'un groupe mondial et dans des bureaux à l'étranger.
- Excellente maîtrise des outils informatiques en général, en particulier MS Outlook, Word et Excel.
- Maîtrise de l'anglais oral et écrit.
- Bonne gestion du temps.

Compétences
- Esprit d'équipe et solides aptitudes interpersonnelles et de collaboration.
- Souci exemplaire du détail et capacité à travailler efficacement sous pression.
- Flexibilité et disponibilité.
- Proactivité, motivation, réceptivité et souci des résultats.
- Capacité à résoudre les problèmes de manière judicieuse.

Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.
- Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu'ils répondent à toutes les exigences.
- Si vous êtes motivé.e par cette offre d'emploi, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même

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